Reisekosten Kosten für Dienstreisen von der Steuer absetzen

Die Fahrt zur Filiale, zum Kunden oder zum Seminar sind ebenso wie der Messebesuch Beispiele für Dienstreisen. Wenn Du aus beruflichen Gründen unterwegs warst, kannst Du die Kosten, die Dir dadurch entstanden sind, als Reisekosten von der Steuer absetzen. 

Reisekosten sind als Werbungskosten abziehbar, wenn sie durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstanden sind. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Du vorübergehend außerhalb Deiner Wohnung und Deiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig geworden bist. Bei einem Arbeitnehmer oder einer Arbeitnehmerin ist normalerweise der regelmäßige Arbeitsplatz im Betrieb die erste Tätigkeitsstätte. 

Deine Auswärtstätigkeit muss beruflich veranlasst sein. Das ist der Fall, wenn Du im Interesse Deines Arbeitgebers oder Deiner Arbeitgeberin reist. Dazu zählen Fahrten zu anderen Niederlassungen, zu Kunden oder Lieferanten, die Teilnahme an Weiterbildungen, Tagungen, Messen und wenn Du Dinge für die Firma besorgst oder erledigst, zum Beispiel wenn Du Büromaterial kaufst oder Geschäftspost wegbringst.

Solche Fahrten solltest Du dokumentieren. Denn das Finanzamt kann verlangen, dass Du die berufliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg anhand von geeigneten Unterlagen nachweist oder glaubhaft machst. Dies können sein: 

• ein Fahrten­buch,
• Tankquittungen,
• Hotelrechnungen oder
• Schriftverkehr und Teilnahmebestätigungen.

Die hier dargestellten Prinzipien für den Abzug der Reisekosten als Werbungskosten bei Arbeit­nehmern und Arbeitnehmerinnen gelten analog für Betriebsausgaben bei Selbstständigen. Die in den geschäftlichen Reisekosten enthaltene Umsatzsteuer ist als Vorsteuer abziehbar.

Gesetzlich geregelt sind die Reisekosten in Paragraf 9 des Einkommensteuergesetzes. Erläuterungen der Finanzverwaltung kannst Du in R 9.4. bis R 9.8 der Lohnsteuer-Richtlinien sowie im Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 25. November 2020 nachlesen. 

Zu den steuerlich absetzbaren Reisekosten zählen:

1. Fahrtkosten,
2. Verpflegungsmehraufwand,
3. Übernachtungskosten und
4. Reisenebenkosten.

Absetzen kannst Du nur Aufwendungen, die Du selbst getragen hast. Die vom Arbeitgeber oder von der Arbeitgerberin erstatteten Kosten musst Du abziehen oder in der Steu­er­er­klä­rung angeben.

1 - Fahrtkosten

Bist Du mit Deinem eigenen Fahrzeug gefahren, kannst Du für Deine Fahrten – ohne Nachweise – für jeden gefahrenen Kilometer eine Pauschale ansetzen. Und zwar:

• beim Pkw 30 Cent,
• beim Motorrad oder Motorroller 20 Cent,
• beim Moped, Mofa oder Elektrofahrrad 20 Cent und
• beim Fahrrad laut Verwaltungsvorschrift pauschal 5 Euro im Monat, wenn Du es mindestens zweimal in diesem Monat dienstlich verwendet hast 

Falls Deine Kosten mit dem eigenen Auto 30 Cent pro Kilometer überstiegen haben, kannst Du auch höhere Kilometerkosten angeben, sofern Du sie im Einzelnen durch Nachweise belegen kannst. Dazu musst Du Deine jährlichen Gesamtkosten für Dein Fahrzeug ermitteln. Du kannst dann den Teilbetrag ansetzen, der dem Anteil der zu berücksichtigenden Fahrten an der Jahresfahrleistung entspricht. Faktisch musst Du übers ganze Jahr alle Quittungen fürs Auto sammeln und ein Fahrten­buch führen, was ein erheblicher Aufwand ist. 

Wenn Du für Deine beruflich veranlassten Reisen öffentliche Verkehrsmittel genutzt hast, brauchst Du zum Nachweis jeweils Einzelbelege für Bus-, Bahn- oder Taxifahrten. Die nachweisbaren Ausgaben kannst Du in voller Höhe absetzen. 

Etwas komplizierter ist es, wenn Du eine Bahncard der Deutschen Bahn kaufst und diese steuerlich absetzen willst. Mit einer Bahncard 25 oder 50 reduziert sich der Fahrpreis. Mit einer Bahncard 100 kannst Du ein Jahr lang das komplette Schienennetz in Deutschland beliebig oft nutzen. Steuerlich problematisch ist, dass Du eine Bahncard auch für private Fahrten einsetzen kannst.

Zahlst Du die Bahncard aus eigener Tasche und nutzt sie für Fahrten zu Vorstellungsgesprächen und Dienstreisen, dann kannst Du mindestens den beruflichen Anteil als Werbungskosten absetzen. Diesen müsstest Du aus der Gesamtfahrleistung ermitteln oder plausibel schätzen.

Für Fahrstrecken, die Du mit Deinem Dienst- oder Firmenwagen oder im Rahmen einer steuerfreien Sammelbeförderung zurückgelegt hast, ist kein Werbungskostenabzug möglich.

2 - Verpflegungsmehraufwand

Weil der Gesetzgeber davon ausgeht, dass Du auf Reisen mehr Geld für Deine Verpflegung ausgeben musst als zu Hause, kannst Du Mehraufwendungen für Essen und Trinken von der Steuer absetzen. Dafür sind pauschal feste Beträge vorgesehen, je nachdem, wie lange Du von Deiner Wohnung und Deiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend warst.

Seit der Reisekostenreform 2014 gelten dafür für Reisen innerhalb Deutschlands nur noch zwei pauschale Sätze. Seit 2020 betragen sie:

• 28 Euro für jeden Tag, an dem Du mindestens 24 Stunden von Deiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend bist und 
• 14 Euro, wenn Du keinen kompletten Tag, aber länger als acht Stunden unterwegs bist. Dieser Betrag gilt auch für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen. 

Diese Pauschalen darf Deine Firma steuer- und so­zial­ver­si­che­rungs­frei erstatten. Maßgeblich ist die Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte, also dem Ort, wo Du normalerweise arbeitest und Deinem Zuhause. Zahlt Deine Firma mehr, muss er die Beträge pauschal versteuern. 

Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand in Deutschland

Quelle: Paragraf 9 Abs. 4a Satz 3 EStG, (Stand: 22. März 2024)

Diese Verpflegungspauschbeträge sind verbindlich. Selbst wenn Du aus Nachweisgründen unterwegs Restaurantrechnungen gesammelt hast, kannst Du keine höheren Kosten geltend machen. Anders ist das nur, wenn Du auf Reisen Geschäftspartner bewirtet hast. Eine weitere Ausnahme ist außerdem für die Bewirtung von (Team-)Kollegen und Kolleginnen möglich, sofern Dein Gehalt variable, erfolgsabhängige Bestandteile enthält.

Reisekosten Ausland: Verpflegungsmehraufwand

Wenn Du beruflich im Ausland unterwegs warst, gelten je nach Staat unterschiedliche Pauschbeträge, die sogenannten Auslandstagegelder für den Verpflegungsmehraufwand. Diese Beträge passt das Bundesfinanzministerium (BMF) jährlich an die Preisentwicklung in den einzelnen Ländern an.

Die Pauschalen für das Jahr 2024 kannst Du in diesem BMF-Schreiben vom 21. November 2023 nachlesen. Bist Du zum Beispiel dienstlich in Dänemark unterwegs, beträgt die Pauschale 75 beziehungsweise 50 Euro. Das ist viel mehr als in Deutschland. Allerdings kosten Essen und Trinken in Dänemark auch viel mehr als hierzulande. Im BMF-Schreiben kannst Du am Fettdruck erkennen, in welchen Ländern sich Pauschalen geändert haben. 

Beachte, dass es in einigen Ländern zusätzlich verschiedene Pauschalen für verschiedene Städte oder Regionen gibt. So beträgt in Polen die Pauschale 2023 in Breslau 33 (22) Euro und in Warschau 29 (20) Euro. Falls Du in ein Land reist, das in der Liste nicht aufgeführt ist, kannst Du die Pauschalen für Luxemburg ansetzen. Für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes gilt der für das Mutterland geltende Pauschbetrag. 

Brauchst Du für die Steu­er­er­klä­rung die Werte aus dem Jahr 2023, musst Du in diesem BMF-Schreiben vom 23. November 2022 nachlesen. Für die Vorjahre entsprechend hier: 2019, 2020 und für 2021. Für das Jahr 2022 war es bei den Pauschalen aus dem Jahr 2021 geblieben.

3 - Übernachtungskosten

Als steuerlich abzugsfähige Übernachtungskosten gelten nur die tatsächlichen Kosten, die Du ans Hotel oder den Beherbergungsbetrieb allein für die Unterkunft gezahlt hast. Mahlzeiten gehören nicht dazu.

Anders als bei den Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wen­dung­en verlangt das Finanzamt bei den Übernachtungskosten Einzelnachweise. 

Sofern die an Dich adressierte Hotelrechnung auch den Preis für das Frühstück, Mittag- oder Abendessen enthält, musst Du diesen Betrag abziehen. Weist die Hotelrechnung einen Gesamtbetrag für Übernachtung und Verpflegung aus, dann musst Du den Betrag pauschal kürzen. Für ein Frühstück in Deutschland ziehst Du 5,60 Euro ab (20 Prozent der Tagespauschale), für ein Mittag- und Abendessen jeweils 11,20 Euro (40 Prozent der Tagespauschale). Bei einer Vollpension bleibt demnach bei einer 24-stündigen Abwesenheit nichts mehr von der Verpflegungspauschale von 28 Euro übrig. Im Ausland gelten die selben Prozentsätze für die Mahlzeiten.

Soweit höhere Übernachtungskosten angefallen sind, weil Du eine Unterkunft gemeinsam mit Personen genutzt hast, die in keinem Dienstverhältnis zu Deinem Arbeitgeber oder Deiner Arbeitgeberin stehen, kannst Du nur die Aufwendungen ansetzen, die angefallen wären, wenn Du die Unterkunft allein genutzt hättest. Nicht abziehbar sind somit Mehrkosten, die aufgrund der Mitnutzung der Übernachtungsmöglichkeit durch eine Begleitperson entstehen, insbesondere wenn die Begleitung privat und nicht beruflich veranlasst ist. Bei Mitnutzung eines Mehrbettzimmers (zum Beispiel Doppelzimmer) können die Aufwendungen angesetzt werden, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären. Frage im Hotel nach, ob Du eine Rechnung über ein Einzelzimmer bekommen kannst. Oder Du errechnest die Differenz zwischen den Preisen für Einzel- und Doppelzimmer selbst und bewahrst als Nachweis beispielsweise eine Preisliste des Hotels auf.

Auch wenn Du Übernachtungskosten für den Werbungskostenabzug grundsätzlich einzeln nachweisen musst, kann es passieren, dass Du keine Übernachtungsbelege (mehr) hast. In diesem Ausnahmefall darfst Du Deine Kosten schätzen, wenn sie Dir zweifelsfrei entstanden sind.

4 - Reisenebenkosten

Eine Reihe weiterer Ausgaben im Zusammenhang mit einer beruflichen Auswärtstätigkeit kannst Du ebenfalls steuerlich geltend machen. Du sollstest zusätzlich die Kosten ansetzen, die Dir für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Telefonate und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder dessen Geschäftspartnerin, für Straßenbenutzung und Parkplatz entstanden sind.

Wenn Du eine Rei­se­ge­päck­ver­si­che­rung abgeschlossen hast, gehören auch diese Kosten zu den Reisenebenkosten, ebenso Wertverluste infolge eines Diebstahls Deines persönlichen – notwendigen – Reisegepäcks. Geld und Schmuck bleiben dabei außen vor. Bleibst Du infolge eines Verkehrsunfalls auf einem Schaden sitzen, solltest Du diesen als Werbungskosten angeben.

Als Privatvergnügen gelten dagegen Deine Aufwendungen für private Telefonate, Massagen, Minibar oder Pay-TV. An diesen Kosten lässt sich der Fiskus nicht beteiligen. Das Gleiche gilt für Kosten, die Dir für die Anschaffung von Bekleidung, Koffern und sonstiger Reiseausrüstung entstanden sind.

Für das Aufbewahren von Gepäck, Trinkgelder und ähnliche Reisenebenkosten bekommst Du in der Regel keine Quittung. Dafür kannst Du Dir jedoch einen Eigenbeleg erstellen. Notiere Dir möglichst zeitnah das Datum, den Ort, die Dienstleistung sowie den bezahlten Betrag.  

Reisekosten können nicht nur Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen als Werbungskosten oder Selbstständige als Betriebausgaben geltend machen. Die Prinzipien gelten beispielsweise auch, wenn Du als  Vermieter oder Vermieterin ein Mietshaus besitzt und zu diesem Objekt fahren musst.

Reisekosten auch für Bewerber 

Auch Reisen zu Vorstellungsgesprächen zählen zu den beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten. Du kannst Kosten, die Dir durch die Reise zu einem Bewerbungsgespräch entstanden sind, daher als Werbungskosten ansetzen. Das gilt natürlich nur, wenn Dir die Reisekosten nicht erstattet wurden.

Berufliches und Privates gemischt

Wenn Du an Deine beruflich veranlasste Reise noch ein paar private Urlaubstage anhängst oder Du mitten im privaten Urlaub dienstlich unterwegs sein musst, dann kannst Du die Kosten für den beruflichen Teil geltend machen. Vorausgesetzt, Du kannst die beruflich veranlassten von den privat motivierten Aufwendungen trennen.

Ist das – auch durch Schätzung – nicht möglich, gehören Deine gesamten Aufwendungen zu den nicht abziehbaren Aufwendungen für die Lebensführung. Als Aufteilungsmaßstab kommen in der Praxis meist die zeitlichen Anteile in Frage, die auf den beruflich und privat veranlassten Teil der Reise entfallen.

Beispielrechnung für gemischte Aufwendungen: Du hast einen Fachkongress in London besucht und bist Samstagfrüh angereist. Die Veranstaltung fand ganztägig vom nachfolgenden Dienstag bis Donnerstag statt. Am Abend des darauf folgenden Sonntags bist Du nach Hause zurückgereist.

In diesem Fall kannst Du die Kosten für zwei Übernachtungen (von Dienstag bis Donnerstag) und die Kongressgebühren vollständig als Werbungskosten abziehen. Die Flugkosten sind gemischt veranlasst und entsprechend den Veranlassungsbeiträgen aufzuteilen. Sachgerechter Aufteilungsmaßstab ist: drei Neuntel beruflich und sechs Neuntel privat, da Du drei Tage dienstlich und sechs Tage privat vor Ort warst. Deine Verpflegungskosten kannst Du nur in Höhe der Pauschbeträge für Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wen­dung­en für die beruflich veranlassten drei Tage als Werbungskosten abziehen. In London wären das im Jahr 2022 jeweils 62 Euro pro Tag, also 186 Euro für drei Tage. Beachte dabei, dass Du unter Umständen noch Mahlzeiten im Hotel prozentual abziehen musst, wenn diese im Preis des Hotels enthalten sind. Wenn zum Beispiel das Frühstück inklusive ist, sind das 20 Prozent von 62 Euro, also 12,40 Euro pro Tag. 

Nur eine erste Tätigkeitsstätte

Ob Büro, Ladengeschäft oder Fabrik – die meisten Angestellten haben einen bestimmten Arbeitsort im Betrieb, wo sie ihrer Tätigkeit nachgehen müssen. 

Das Finanzamt geht von einer „ersten Tätigkeitsstätte“ aus, wenn Du dienstrechtlich oder arbeitsvertraglich einer betrieblichen Einrichtung Deines Arbeitgebers dauerhaft zugeordnet bist oder in einer betrieblichen Einrichtung Deiner Arbeitgeberin

• arbeitstäglich,
• je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder
• mindestens ein Drittel Deiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit

tätig werden sollst.

Das Gesetz definiert: „Von einer dauerhaften Zuordnung ist insbesondere auszugehen, wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin

• unbefristet,
• für die Dauer des Dienstverhältnisses oder
• über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus

an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll“ (Paragraf 9 Abs. 4 Satz 3 EStG).

Für den Weg von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte darfst Du Fahrtkosten nur im beschränkten Umfang geltend machen: nämlich in Höhe der Ent­fer­nungs­pau­scha­le, also 30 Cent pro Kilometer der einfachen Wegstrecke, ab dem 21. Entfernungskilometer sind es im Jahr 2021 35 Cent, seit dem Jahr 2022 sogar 38 Cent.

Der Bundesfinanzhof hatte 2011 entschieden, dass Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen nur höchstens eine erste Tätigkeitsstätte haben können. Der Fiskus folgt dieser Rechtsprechung (Bundesfinanzministerium, Schreiben vom 15. Dezember 2011, Az. IV C 5 - S 2353/11/10010). Das hat für Dich den Vorteil, dass Du die Kosten, die Dir für Deine Fahrten zu anderen Betriebsstätten oder Filialen entstehen, als Reisekosten ansetzen kannst. Jeder mit dem Auto gefahrene Kilometer bringt Dir 30 Cent zum Absetzen und nicht nur für die einfache Strecke. Allerdings gibt es hier keinen „Bonus“ ab dem 21. Kilometer. 

Mehrere interessante Urteile zur ersten Tätigkeitsstätte

Dabei geht es um die Frage, ob man überhaupt eine erste Tätigkeitsstätte hat. Denn ist das nicht der Fall, lässt sich mehr absetzen, zum Beispiel ein Verpflegungsmehraufwand. 

• Der Müllwerker-Fall: Ein Müllwerker fährt an jedem Arbeitstag morgens zu seinem Betriebshof in Berlin. Dort zieht er sich um, hört die Ansage der Tourenleitung ab, holt das Tourenbuch, Fahrzeugpapiere und -schlüssel ab und kontrolliert die Fahrzeugbeleuchtung. Danach ist er auf Tour und kehrt am frühen Nachmittag zurück. Er ist also länger als acht Stunden unterwegs und machte deshalb einen Verpflegungsmehraufwand von 12 Euro am Tag, insgesamt im Jahr von 2.700 Euro geltend. Das erkannten das Finanzamt und das Finanzgericht Berlin-Brandenburg aber nicht an. Erst der Bundesfinanzhof entschied in seinem Urteil vom 02. September 2021 (Az. VI R 25/19) zugunsten des Müllwerkers. Und verwies das Verfahren zurück an das Finanzgericht, das schließlich die Aufwendungen des Müllwerkers steuerlich als Werbungskosten anerkannte (Urteil vom 16. Juni 2022, Az. 16 K 4259/17). Der Betriebshof sei keine erste Tätigkeitsstätte.
• Anders entschied der Bundesfinanzhof aber 2019 in durchaus ähnlich gelagerten Fällen. In einer Pressemitteilung sind die Fälle in Kürze aufgeführt. Betroffen sind nicht ortsfest eingesetzte Arbeitnehmerinnen und Beamte (etwa Streifenpolizisten, Urteil vom 4. April 2019, Az. VI R 27/17), Piloten (Urteil vom 11. April 2019, Az. VI R 40/16), Luftsicherheitskontrollkräfte (Urteil vom 11. April 2019, Az. VI R 12/17) sowie befristet Beschäftigte (Urteil vom 11. April 2019, Az. VI R 36/16 und Urteil vom 10. April, Az. VI R 6/17). Hier wurde das neue Reisekostenrecht bestätigt, die Betroffenen konnten keine Reisekosten geltend machen, weil sie eine erste Tätigkeitsstätte hatten. 

Doppelte Haus­halts­füh­rung

Wenn Du aus beruflichen Gründen einen doppelten Haushalt führst, kannst Du einen großen Teil Deiner Mehraufwendungen unter bestimmten Voraussetzungen absetzen. Dazu zählen auch Fahrtkosten für wöchentliche Heimfahrten sowie Verpflegungspauschalen in den ersten drei Monaten. Mehr dazu liest Du in unserem Ratgeber Kosten der doppelten Haus­halts­füh­rung absetzen.

Reisekosten in der Steu­er­er­klä­rung

Willst Du Reisekosten als Werbungskosten geltend machen, geht das über die Steu­er­er­klä­rung. Arbeitnehmer müssen dort für das Steuerjahr 2021 die Abschnitte „Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten“ und „Pauschbeträge für Mehraufwendungen für Verpflegung“ in der Anlage N ab Zeile 61 (Steuererklärung 2022) ausfüllen.

Addiere zuerst jeweils Deine gesamten Fahrtkosten (Zeile 62), Übernachtungskosten (Zeile 63) sowie Reisenebenkosten (Zeile 64) und trage diese als Summe im Formular ein. Den vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzten Betrag gibst Du in der Zeile 66 an. 

Die Verpflegungspauschalen kannst Du in den nächsten Zeilen beantragen. Dazu musst Du aufschlüsseln, an wie vielen Tagen Du wie lange abwesend warst: 

• mehr als 8 Stunden (bei Auswärtstätigkeit ohne Übernachtung) - Zeile 67,
• An- und Abreisetage (bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit mit Übernachtung) - Zeile 68 und 
• 24 Stunden - Zeile 69. 

Hast Du Mahlzeiten erhalten, musst Du entsprechende Kürzungsbeträge eintragen - Zeile 70.

Bei einer Auswärtstätigkeit im Ausland will das Finanzamt eine Berechnung in einer gesonderten Aufstellung.

Tipp: In guten Steuerprogrammen kannst Du Deine Dienstreisen mit allen relevanten Kostenbestandteilen anlegen und dokumentieren. So eine Liste ist hilfreich, falls das Finanzamt eine Aufstellung Deiner Kosten verlangt.  

Wenn Du Dich über Einzelheiten informieren möchtest, kannst Du einen Blick in das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 25. November 2020 (Az. IV C 5 - S 2353/19/10011 :006) werfen. Interessant ist in diesem Zusammenhang auch das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 23. Dezember 2014 (IV C 6 -S 2145/10/10005) zu den Ent­fer­nungs­pau­scha­len. Beide Dokumente enthalten zum besseren Verständnis zahlreiche Beispiele.

Neue Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer 

Für Lkw-Fahrer und Fahrerinnen, die in ihrem Fahrzeug übernachten, gibt es seit Anfang 2020 einen neuen Pauschbetrag von 8 Euro. Ab dem Steuerjahr 2024 wurde dieser Wert laut Wachstumschancengesetz auf 9 Euro erhöht. Diesen können sie zusätzlich zu den üblichen Pauschbeträgen für Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wen­dung­en nutzen. Eingetragen wird die Anzahl der Tage in Zeile 65 der Anlage N.

Die Pauschale soll die Aufwendungen abdecken, die Dir dadurch entstehen, dass Du unterwegs auf Parkplätzen übernachtet. Zum Beispiel Gebühren für die Nutzung von Toiletten und Duschen auf Rastplätzen sowie Reinigungskosten für die eigene Schlafkabine. Bislang mussten solche Kosten belegen werden können, um sie als Werbungskosten abzusetzen. 

Jetzt hast Du die Wahl. Du kannst die tatsächlich angefallenen Kosten in der Steu­er­er­klä­rung angeben oder die Übernachtungspauschale, für die Du keine Quittungen benötigst. Für jeden Kalendertag mit Übernachtung im Fahrzeug, an dem ihm eine Verpflegungspauschale zusteht, kannst Du zusätzlich die Übernachtungspauschale von 8 oder ab 2024 9 Euro ansetzen. Diese gilt für Fahrten im In- und Ausland.

Tipp: Das Sammeln von Belegen lohnt sich, wenn im gesamten Jahr mit den tatsächlich angefallenen Kosten im Zusammenhang mit der Übernachtung höhere Beträge als mit der 8- oder ab 2024 9-Euro-Pauschale zusammenkommen. Der Fiskus gewährt nur eine der beiden Alternativen.  

Wer keine erste Tätigkeitsstätte hat, der kann seine Fahrtkosten nach Reisekostengrundsätzen absetzen. Selbst wenn Du befristet beschäftigt bist, kannst Du eine erste Tätigkeitsstätte haben. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Du in Leiharbeit für die gesamte Dauer des befristeten Arbeitsverhältnisses an einem festgelegten Arbeitsort tätig werden soll. Dann kannst Du für die Fahrten von Deiner Wohnung zum Entleihbetrieb nur die Ent­fer­nungs­pau­scha­le absetzen.

Wirst Du jedoch im Rahmen Deines befristeten Arbeitsverhältnisses einer anderen Tätigkeitsstätte zugeordnet, dann stellt der neue Arbeitsplatz keine erste Tätigkeitsstätte dar. Denn der zweiten Tätigkeitsstätte kannst Du nicht für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses zugeordnet werden. 

Daraus folgt: Für den Weg dorthin darfst Du als Autofahrer 30 Cent für jeden gefahrenen Kilometer auf der Hin- und Rückfahrt wie bei einer Dienstreise ansetzen. Das entschied der Bundesfinanzhof in seinem Urteil vom 10. April 2019 (Az. VI R 6/17).

Wenn Du mit Bus oder Bahn fährst, hast Du die Wahl. Du kannst statt der Kilometerpauschale die Kosten für Deine gekauften Fahrscheine absetzen. Zusätzlich kannst Du in Leiharbeit für die ersten drei Monate eines neuen Einsatzes Mehraufwendungen für die Verpflegung geltend machen.